【RPOとは】プロ集団にお任せ！採用代行サービス導入の際のチェックポイント５選！
コンテンツ
RPOとは、採用業務をアウトソーシングできるサービスのことを指しています。
「人は欲しいけど採用業務を任せられる人材がいない」
「面接や説明会でなぜか離脱されてしまう」
「もっと効率よく面接を進めたいから一次選考を外部に委託したい」
このような悩みを持つ企業に対して解決の糸口になるかもしれません。
最後まで読んで、RPOの導入を検討してみましょう。
採用代行（RPO）とは？
RPOとは「リクルートメント プロセス アウトソーシング（Recruitment Process Outsourcing）」の略称です。
具体的には企業の採用業務を外部企業に委託するサービスのことを指します。
まずは採用代行サービスの詳しい仕組みや市場について解説します。
①採用代行（RPO）について
採用代行（RPO）とは、企業の採用活動の支援をするために実際に企業内で業務を行う人材を送り込んだり、採用計画を立案・実行するチームを編成したりするサービスのことです。
サービスにはいくつか種類があり、正社員のように人を常駐させる方法と派遣のようにスポットで必要なシーンに合わせて人を配置する方法があります。
常駐させるパターンはプロの人事を1人雇うイメージなので、それなりにコストがかかります。
派遣の場合は、費用をおさえることができるものの、会社をよく理解して立ち回ってくれるというよりは指示した内容を的確に遂行してくれます。
自社の状況や希望に合わせて相性の良い採用代行サービスを探すことが重要です。
②採用代行（RPO）を取り巻く市場
採用代行は「人的リソースが割けないが新規事業を発足させたい」「採用に関するノウハウに自信がない」という企業を中心に導入が広がっています。
株式会社矢野採用研究所の調査によると、2020年コロナ禍を機に一時的に減少したものの最近になり採用代行サービスの利用企業数は再び増加傾向にあります。
2021年には600億を超える市場規模にまで成長しており、今後ますます伸びていくと予測されています。
背景としては、少子高齢化社会の深刻化が関係しているようです。若年層の獲得に苦戦している、多様な採用手法に追いつけないなどの悩みを抱える企業が多く存在しています。
近年の採用活動は、
・フリーペーパー、ネット、新聞などの求人広告掲載
・ソーシャルリクルーティング
・リファラル採用
・オウンドメディアリクルーティング
・人材紹介（エージェント）
・派遣
・アルムナイ採用
など多くの種類があり、トレンドもハイペースで変化しています。
採用計画を立案するうえで、採用について網羅性のある知識を持ちプロとして業務を巻き取ってくれるRPOは、非常に効果的なサービスです。
〈引用〉
株式会社矢野経済研究所, 『採用アウトソーシング市場に関する調査を実施（2021年）)』 https://www.yano.co.jp/press-release/show/press_id/2940
採用代行（RPO）の導入に向いている企業
採用代行（RPO）の導入をおすすめしたいのは、
・採用担当が不足している
・人事部の人手が足りず、採用活動に時間を割けない
・採用活動が長期化している
・効率よく採用活動を進めたい
・ノウハウがないので、プロに依頼したい
上記のような企業になります。
既存の採用活動に対する課題を抽出しコンサルティングと並行して、実際の業務を巻き取ってもらうことで、効率よく人材確保につなげることが出来ます。
またノウハウも吸収できるので、自社の採用力を上げることも可能になります。
採用代行（RPO）サービスに任せられる業務
アウトソーシング出来る業務はサービスによって多岐にわたります。
ここでは5つの業務について説明します。
①面接対応
1つ目は面接対応業務の巻き取りです。
サービスは面接の日程調整から面接後のフィードバックまでワンストップで行ってくれるものや、部分的に請け負ってくれるものまで様々です。
面接は内定率に大きく影響します。
自己流で行っている面接には問題があることも多いです。
また面接に改善ポイントがあっても気が付きにくい場合もあります。上手く面接の対応が出来ていないと感じている企業にとってぴったりのサービスとなります。
面接自体を任せなくても、応募から面接日設定、面接日前日までのフォローなど部分的な作業だけ依頼するのも効果的です。
コア業務である面接だけは自社で行い、多くの応募者に対応したり、マメなフォローで求職者の気を引いてもらったりするだけでも業務時間の削減につながります。
多くのテクニックを保有しているRPOだからこそ、単なる作業にならず面接率が上がる可能性があります。
②面接官のトレーニング
2つ目はトレーニングによる面接官のスキルUPです。
良い人材とのマッチング率を高めるために面接官も練習が必要です。
採用代行サービスでは、面接官に向けてセミナーを行ったり、ロープレ形式の指導を行ったりしてくれます。
面接に必要なヒアリングシートの作成や、評価基準をまとめた資料を作成してくれるケースもあります。
面接をする側は自分の癖に気が付けないものです。
・足を組んでいる
・身体の向きが外に向いている
・表情の作り方
・無意識に時計やスマホを見てしまう
こうした些細な仕草は緊張している求職者にマイナス影響をもたらす場合もあります。
客観的な指摘を受けることで、雰囲気が劇的に変わることもあるでしょう。
また最近はオンライン面接も増えており、対面時とオンラインで注意するポイントの違いなども細かく指導してくれます。
オンラインの面接はノウハウがないと上手くいかず、合否の見極めが難しくなることもあります。
上達するにはプロの目線でトレンドに合わせた方法を教えてもらうのが近道だと個人的に思います。
③採用計画の企画
3つ目は自社の採用計画を一緒に立案してくれることです。
採用計画は場当たり的な活動ではなく、前もって時期と予算を立てておくことが重要です。
採用代行サービスを依頼すれば、どの時期にどんな対応をしていくか、各種データを踏まえて適切なアドバイスを行ってくれます。
例えば会社で「人材紹介サービスを使ってみたい」という案がでた時に、優秀な採用代行サービスでは「本当に必要か？」「課題は？」といった背景や根拠についてもアドバイスしてくれます。
立案されたアイディアをそのまま実行するのではなく「もっとこうした方が良いのでは？」という提案を行ってくれるのがポイントです。
また採用窓口として求人広告企業やエージェントとの商談や、やりとりも巻き取ってくれるため効率よく計画を立てることができます。
④説明会の企画・開催
4つ目は説明会の企画や資料準備、当日のサポートまで行ってくれることです。
新卒採用をする上で説明会の開催や集客は欠かせません。
学生は説明会やセミナーにエントリーして企業を知り、志望度を上げていくことも多いので効果的に自社アピールをする必要があります。
ただ説明会は必要資料の作成や場所の確保など準備することが多く、自社で行うとなると非常に労力がかかります。
行う目的や当日の流れなどのノウハウがない状態で開催すれば、手間だけかかって効果的なものとならない可能性もあります。
このような企業が採用代行（RPO）を取り入れれば、方向性をブラさずに効果的な自社アピールの場を設けることができます。
また合同説明会での学生の呼び込み方や効果的な着席までの促しなど、ちょっとした工夫についても多くのノウハウを持っています。
細かな気遣いで差が出るシーンでも採用代行がサポートしてくれるので安心です。
⑤新人研修
5つ目は新人の研修です。
厚労省の調査発表によると大卒の新入社員の3割が3年以内に離職しているというデータがあります。
せっかく採用してもすぐに退職されてしまっては意味がありません。
新人研修は会社について知り、足並みを揃えて基礎能力を磨く場です。
採用代行サービスの中には新人研修で高い実績を誇る企業もあります。
研修は費用や実績を踏まえて選び、研修が終了したあとに現場でギャップが起こらないように気をつけましょう。
〈引用〉
厚生労働省『報道発表資料（2021年10月）,”新規学卒就職者の離職状況を公表します”』 https://onl.bz/pFKd4r9
採用代行（RPO）導入時のチェックポイント
様々な特徴を踏まえて採用代行（RPO）を導入しようと決めたとき、どのような点について確認すれば良いかポイントを5つ紹介します。
①費用
まずは費用をチェックしましょう。
新卒採用
5万円～70万円/月
中途採用
5万円～70万円/月
アルバイト・パート採用
1万円～30万円/月
雇用形態や依頼する業務幅によって金額は異なりますが、上記がおおよその相場になります。
・面接日設定：5万円/月
・面接評価シート作成：3000円/1部
など業務によって細かく金額設定をしているサービスもあります。
あまり安価なサービスの場合、実績が伴っていなかったり、対応可能人数が少なかったりします。
予算はある程度の余裕を持って設けておき、きちんと効果を出せそうな企業を探してみてください。
②対応可能な内容
業務内容についても企業によって差があります。
例えば「土日、祝日の対応はどうなるのか？」など細かな点についても確認しておけば、後々トラブルになることを防げます。
あらかじめ依頼したい業務をすべて洗い出し、対応不可なものを除外してくことで選定しやすくなります。
③トラブル時の対応
トラブルが起きてしまった時の対応についても最初に確認しておきましょう。
理由は求職者を扱う採用代行は予期せぬトラブルを招く可能性があるからです。
会社の顔として人事業務を行うため、常に高い対応品質をキープしてもらう必要があります。
会社として取り組んでいることや万が一の時の補償について事前に問い合わせておきましょう。
④過去の実績
過去の実績はサービスを選ぶ上で、もっとも重要なポイントです。
どんな企業でどのような功績を残したことがあるか、じっくり比較しましょう。
人事業務は数をこなす作業の面と、確率を上げる臨機応変な対応の面があります。
「絶対」のない世界だからこそ、これまでの実績を何よりも重視しましょう。
⑤担当の人柄や自社との相性
最後に相性もチェックすべきポイントです。
採用代行はお互いの認識を合わせて協力しつつ取り組むことが重要です。
自社のために親身になってくれている、良い提案をしてくれていると感じられるような相性の良さも確認しておくことをおすすめします。
「採用率や定着率を上げるために尽力してくれそうだ」と信じられる担当を選ぶのが良いでしょう。
まとめ
採用代行（RPO）は、メリットも多く、効率よく採用活動を進められる良いサービスです。
まずは自社で出来るところまで取り組んでみるのも良いでしょう。
その上でプロに依頼することで結果的にコストカットやノウハウを得ることにもつながります。
また忙しすぎて採用活動に十分な時間を割けていない企業にとっても、良い人材との出会いをサポートしてくれる優秀な味方です。
今回紹介した導入時のポイントを踏まえてぜひ検討してみてください！
この記事を書いた人
白木 めい
求人広告の営業を7年以上務めてきた経験を活かして、採用活動全般の記事が得意です。求職者目線、企業目線どちらも大切にしながら書いております。仕事依頼もお気軽にご相談ください（Chatwork ID：1gi31upx8lx3v）
・採用代行（RPO）とは？
・採用代行（RPO）の導入に向いている企業
・採用代行（RPO）サービスに任せられる業務
・採用代行（RPO）導入時のチェックポイント
・まとめ